ワークスタイルのクラウド化~旅先のベッド上で8割の仕事を完結させる環境づくり

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会社全体がクラウド化されているわが社にあって、いまいち自分自身の仕事がクラウド化されていない個所が多すぎるのは認識しつつも、毎度モノグサなもんで慣れきった環境から脱却することの腰の重さにかまけてしまい放置していましたが、一気にクラウド化に着手しています。

長期スパンのものは、もう何か月も、何年も取り組んでいるわけですが、やろうと思えば短期スパンで実現できるものほど放置しちゃっているわけでして、そこらへんをさくっと切り替えようというのが、今回の試みでして、やろうとしていること、やったことなどをまとめてみました。

前提として、僕自身は、既に、オフィスを持たないノマド民です。

キャッチフレーズは、旅先離島のベッドの上でも8割の仕事が完結できる環境づくりです。

ベッドの上にはこだわりませんけど(笑)

追記. いざ書いてみると、各項目の粒が大小多種多様過ぎてまったく整理されていませんが、まあご愛嬌......。

メール

長年Outlookユーザーで、Gmailも当然使っていたものの、補足的な利用に限定していたのですが、社内MLでの叱咤激励?もあり、思い切って、そして、こっそり、Gmailに完全移行しました。メーラーから、ウェブへの移行は、捨てるものもあると言えばあるものの、おそらく、その多くは「慣れ」の問題でしょうし、仮にそれ以外に捨てるものがあったとしても、やはり、得るものの方が圧倒的に大きいですね。

PC故障時の代替機での作業、買い替え時のデータ移行や、複数端末でのシームレスなメールチェックの恩恵といったら計り知れないです。

問題は、多いと日に100通以上飛んできやがるメールをどう見落とさずに処理するかですが、Gmailのカスタマイズといろいろな機能の活用である程度何とかなる気がしましたし、見なくてよい (必要な時に見れるようにしてあればよい) メールを意識的に増やす体制づくりをすることで、根本的には解決できそうです。

複数ドメインは、一つに統合管理することにしたので、こちらも、無問題。

TODO管理

こちらも長年の習慣で、毎回自分にメールで日報を書いて、毎日それを見ながらタスクを進めるという、なんだかアナログな、そしてこっぴり恥ずかしいTODO管理を繰り返してきたわけですが、この機会にGmailのデフォルトのTODOリストに移行しました。

これで問題なのが、履歴が残せないところでしょうかね。いつ何のタスクがあって、いつどのように処理したか、が日報で残しておくと把握できるのが良かったんだけど、まあとはいえ、それが活用されるケースって結構限られているし、これも、捨てるものよりも、得るものの方が大きそうです。Gmail、Googleカレンダーなどとリンクしているものよいですし、当然、こちらも複数端末でシームレスに管理できます。

メールをそのままタスク化できるのもGoodでした。

作業の分散

仕事内容がかなり多岐にわたっているのですが、人数の少ない会社であるがゆえに、マネジメントだけでなく、プレイヤーとして動く機会も必然的に多くなっちゃいます。ただ、プレイヤーでいる限り、物理的に自分が何か目に見えるものをアウトプットするための時間がどうしても発生してしまいます。ベッドの上で仕事をこなすには、作業はできる限り限定する必要がありますから、どんどん、誰かにその役割を委譲していくことになります。

要所要所に、必要なスキルを持つ、外部スタッフを採用するというスタイル。これはもう長期スパンで試みていることではありますが、僕たちの場合は、これらを全て在宅勤務者として採用していて、直接、僕の仕事を対応いただいている方だけでも、常時、20名ぐらいらっしゃいます。これらがすべて遠隔で、問題なく回るようにするのは至難の業ではありつつも、これが実現できると、非常に力強いです。

紙仕事は特に分散

バックオフィス周りの仕事のない人にはあまり関係のない話ですが、ノマドになりきれない一番の障壁だったのが、銀行やら税務署やら、否が応でも書類の提出を求めてくる機関とのやり取りの多さでした。これ系も、根本的な解決は難しいですから、最終的な結論として、可能な限り役割を委譲していくほかないという判断にいたりましたし、労務や税務なんかは、顧問を積極的に活用するというところで、解決を図りました。小さい組織であれば、顧問料も結構安いですしね。ちなみに、顧問の委託先は、電子化に積極的なところじゃないと、結局紙仕事が残るので要注意。

アウトプットの管理者の育成

作業を他のスタッフに委譲していくと、今度は、そのスタッフたちのアウトプットを管理するという仕事が発生します。これが、また一つの障壁でして、人を増やせば増やすほど、どうしても、管理工数が増えて楽になれないという悪循環。

これを解決するために、今度は、権限を委譲したスタッフたちのアウトプットを管理する上級の外部スタッフを複数置くようになりました。

僕たちの場合は、これらのスタッフと全て業務委託で契約しており、また、全て在宅勤務者として採用しているという点で、内部が無駄に肥大化して身動きが取れなくなってしまうことはないという部分が、これらの結構ヘビーな体制作りを、割とフットワーク軽く進められている要因だと思います。

反面、この形態のデメリットとしては、雇用している従業員よりも、初動の意識レベルが低いところから始まるケースが多かったり、あるいは、理念や方針の摺合せが難しいという点があり、これの育成が結構難易度が高いのですが、時間と工夫で何とかするしかないですね。こればっかりは試行錯誤。

外部スタッフのITリテラシ教育

多数の在宅勤務者をスタッフとして抱えると、どうしてもITリテラシのばらつきが激しいです。これが問題になるのが、クラウド環境を整えても、いざ打ち合わせを......という時に、スカイプや画面共有ソフトを利用した遠隔会議についてこれない人たちが出てくる場合などです。物理的に会いにいかないと仕事が成立しないと本末転倒ですので、自分が楽をするためにも、外部スタッフのITリテラシの教育は、必須ですね。

音声入力

話が大きくなってきましたが、プレイヤーから離れられれば、ルーティーン的な仕事については、メールで報告を受けて、Gmail上で適宜判断をして指示を出すだけに限定されてきます。「ベッドの上で」を実現するには、スマホ+音声入力が良さげです。フリック入力でも十分早いんでしょうけれど、寝転んだ状態だと、若干タイプしづらい。

これまでAndroidではOpenWnnフリック入力対応版を使っていたんですが、Simejiに変えてみました。フリック入力はOpen Wnnの方が動作がスムーズのような感覚がありますが、音声入力に対応していないのでやむをえません。音声入力は、検索の時ぐらいしか使っていませんでしたが、スマホでメールを書くことを考えると、これ、必須ですね。昔と比べて精度も相当高いですし、結構な長文を一気に入力しても、かなり正確に行けちゃいます。句読点がなくなるのが難点ですが。

Lastpass

スマホからの仕事で一番困るのが、各種サービスへのログインIDとパスワードの入力。Lastpassにはいろんな用途がありますが、スマホ利用時にタップするだけでいつものサービスにログインできるというのは、考える以上に大きなメリットです。

EverNote

EverNoteは今更ですが......、数か月前に、いろいろ書き溜めた備忘録がPCが壊れて消失した経緯を踏まえて、ローカルから乗り換えてます。あまり利用頻度は高くないですけど、これも、やはり複数端末での利用を考えると外せません。音声メモも意外と使えますね。

Googleドライブ

Googleドキュメント時代と比べると、ローカルフォルダと同期されるようになった点で、使い勝手がかなり上がった印象ですね。社内的にはDrop boxが推進されているわけですが、これ、どう使い分けよう?

SugarSync

複数の経理スタッフと請求書データやらを共有するストレージとして使ってますが、 これも本当はGoogleドライブに統一すべきかも。これはメリデメ精査できていないですね。

Pamfax

不動産屋とか、税務署とかがからんじゃいますと、いまだにFaxを求められることが多々、あります。Faxなんて持っていませんから、毎回コンビニに走るのは、非常にナンセンス、ということで、PC上でデータを作ってそのままFAX送信できるPamfaxは非常にありがたい存在です。

複数のワークスペースの確保

ノマドですから、働く場所が一番のネックです。社内的には、アトリエ制度なるものが出来て、各自、自宅近辺に、自分専用の仕事場を賃貸で借りる流れが出来つつあるようですが、単身者の僕的には、自宅で十分、ということで、どちらかというと、打ち合わせとか、ちょっと用事で出かけちゃった先でも、作業場に困らないように、というのが一番満たさなければいけない条件です。

基本的には、よく出かける地域に、それぞれ複数そういう場所があればよいわけです。

僕でいうと、新宿、渋谷あたりがターゲットになるでしょうか。

電源も使える場所というと、都内どこにでもあるルノアールは大変重宝しますが、渋谷だと、いつもパブリックハウスというカフェにお世話になってます。電源つかえて長居できて飯もうまいという最高の場所です。駅中だし。

とはいえ、カフェだと疲れるので、コワーキングスペースも開拓しておくべきで、最近、渋谷のkatanaオフィスと、新宿のHapon新宿は会員として登録しました。共に、オープン会員なら月額もそこそこ安いので、併用しても大した費用にはならないのがGoodですね。以前までは、平河町ライブラリさんにお世話になっていましたが、利用頻度が激減したため、こちらは退会しちゃいました。非常にサービスがよかったので残念ですが、今の僕には平河町は、拠点としては微妙だなぁというところ。

利用可能ネットワークの強化

キャッチフレーズはベッドの上ですが、インターネットさえつながれば、どこでも仕事ができるのがノマドの強みですが、逆に言うと、インターネットにつながらないノマドは、ただの人、、、ということで、ネットワークも、この機会に、強化することにしました。

現状、既に、テザリングできるE-MobileのAndroid端末HTC Ariaと、PC内臓のWimaxの両建てで、都内なら、おおむねどこでもネットワークにはアクセスできるわけですが、旅先や、地下でのことを考えると、やはり弱いです。

ということで、ドコモかAUあたりで、3本目の回線を、と思ったのですが、先日の石垣島についた途端PCぶっ壊れて仕事にならない事件を踏まえて、予備端末の重要性も重々認識したということで、データ通信端末はやめて、タブレット型のスマホを、ネットワーク強化の意味も込めて持つという感じがよいかなぁと思案中。これ、実はまだ検討中なんですが、GALAXY Tabあたりにしようかな?

仕事がGmailで完結できるようになって、かつ音声入力でほとんど行けちゃうようになると、予備端末もPCである必要もなくなってくるわけで、この点は大きいですね。

余剰リソースのクラウド化

ルーティーンには、必要なだけの外部スタッフをアサインしているわけですが、いざ、緊急の時に、自分が旅先のベッドの上にいたとして、かつ、時間も取れないとなると、リソース自体もクラウド上に持っておく必要がある、ということで、考えられ得る限りの自分に降り注ぐ可能性のあるタスクをこなせるであろうスキルとマインドを持つ人を、要所要所に、確保しておく必要があります。

必要な時だけ発注できる関係もよいと思いますが、余裕があれば、プライオリティのそれほど高くないルーティーンで日常的には確保しておいて、緊急事態の時に、そのリソースを割り当てるというのが理想かもしれません。

当然投資の必要なものですが、それらが活用されるべきシーンに、自分が対応できない時の損失との比較で検討するしかないでしょうね。



ということで、長々と書きましたが、これらがすべてクリアされて、かつ、うまく回り始めると、旅先のベッドの上はおろか、片手骨折して病院のベッドに軟禁されちゃっても、ある程度の仕事が進むことになりますから、頑張りましょう。

そしたら、お前、そもそもいらないんじゃん? と言われないように、その分、何を産み出すか......。

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