曖昧タスクはその日のうちに明確に - タスク管理術

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久々更新です。

さて、先日、仕事やプライベートにおける自分が実践しているタスクの管理方法についてのエントリーを書いたばかりですが(といってももう3か月前……)、今日ふと思ったことがあったので追記する形で記します。

前回は、自分がやるべきタスクを、以下のように分類した上で、毎日アップデートしていきつつ、タスクを処理していくというタスク管理の方法をご紹介しました。紹介するほどのもんでもありませんけれども。

  • その日に対応完了したタスクの一覧
  • 今日やる予定のタスクの一覧
  • 明日以降やらなければいけないタスクの一覧
    • 自分がボールを持っているもので優先度の高いもの
      • その中で、期日の迫っているもの
      • その中で、期日がまだ先のもの
    • 自分がボールを持っているもので優先度の低いもの
    • 誰かに依頼している最中のもの(期限近くなれば、その人にリマインドしないといけない、という自分のタスク)
  • やってもやらなくてもいいけど、やった方がいいと思われるタスクの一覧
  • プライベートなタスクの一覧
これを、僕はメールに書いて、毎晩自分宛にメールを送り、翌朝メールを見つつ、その日のスケジュールを組み立てるのですが、よくタスクとして溜まり続けるのが「自分がボールを持っているもので優先度の低いもの」です。

厄介なのが、「やらなくてもよい」類のものではなく、「今やらなくてもよい」だけで、「いつかはやらなくてはならない」類であるため、タスクを「捨てる」こともできず、延々とタスクリストに残り続けることが多く、心理的にもあまり宜しくありません。

それなら、さくっと片付けてしまえばいいじゃないと思うのですが、溜まり続けるタスクに限って、何をどうすればいいか「曖昧なまま」になっているケースが多く、いざ、これに取り掛かろうとすると、「どういう目的で、どういう類のものを、どういう手順でアウトプットすればよいのか」を、改めて考えないといけないケースが多いのです。まあ、だからこそ残ってしまうのですが。

つまり、タスクとして誰かから預った瞬間には、それらが明確になっていないのに、その瞬間取りかかれないとか考える時間が今はないといった言い訳を自分にしつつ、根源的には、面倒くさいという気持ちが根強くあり、その解決を将来の自分の委ねている状態になっているということ。

とはいえ、将来の自分も、今の自分も、怠惰な性格は中々変わりませんから、数日経てば、それにすぐ取りかかれるというわけでは当然なく、また、放置すれば放置するほど、そのタスクに関する記憶もあいまいになり、より取りかかりづらくなり、そして結果的に長期間放置、でもいつかリミットが……みたいな、よろしくない状況を生み出してしまうのですね。

ということで、曖昧タスクは、最低限、今日アウトプットしないまでも、アウトプットの形が曖昧なまま明日に持ちこさない、ということだけでも、意識して実践しようと心に誓った次第です。

ごく当り前なことなんだけれども、なんだかんだプライオリティという名の理由にかこつけて、自分の中で、未来の自分に頼ってる自分がいて、結果、今の自分が困っているという、ほんと馬鹿らしいことがちょくちょくあるわけで。

それにしても、先週また一つ歳をとりましたが、今さらこんなことに気付くとか、ほんと、それ自体が馬鹿らしいというかなんというか。

ちなみに、こういう仕事って、攻めの意識を持てる仕事とか、いろんな発見のある類の仕事ではなくって、どうしてもバックオフィス的な守りの仕事が多いんですよね。悪い言い方すると雑用に近いように感じてしまうような。

経理とか人事とか総務とか、そういう守りの仕事をメインとして生業にされている方って、そこら辺、どのようにモチベーション維持してるんでしょうねぇ。

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