タスク管理術と溜まりすぎたタスクを捨てる勇気

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仕事において、自分の守備範囲が広ければ広いほど、大小いろいろな種類のタスクが手元にプールされてしまうものですが、デキるビジネスパーソンは、一様に、自分なりのタスク管理法を確立しているものですよね。

僕は、IT業界にいますので、基本的に仕事ではPCとにらめっこしていることが多いのですが、成功している人や、きっちりとしたアウトプットを成果として上げている人と話すと、意外と、タスク管理は基本的にノートや手帳など、紙に書くという行為を使っている人が多いようです。なんででしょうね。書くという行為は重要なんでしょうか。

さて、そんな中、自分はというと、完全にそういう人たちとは逆行していまして、PCの中でタスク管理を完結させちゃっています。まあ、自分にあった管理術で運用するのが一番ということで。

といっても、リマインダーツールのようなものを使ったりとか、工数管理ツールのようなものを使ったりということはほとんどしておりませんでして、毎日自分宛に日報を送るという行為で、それらを補っています。PC管理だけど、かなりアナログなイメージですね。

本当に、非常に単純でして、

  • その日に対応完了したタスクの一覧
  • 今日やる予定のタスクの一覧
  • 明日以降やらなければいけないタスクの一覧
    • 自分がボールを持っているもので優先度の高いもの
      • その中で、期日の迫っているもの
      • その中で、期日がまだ先のもの
    • 自分がボールを持っているもので優先度の低いもの
    • 誰かに依頼している最中のもの(期限近くなれば、その人にリマインドしないといけない、という自分のタスク)
  • やってもやらなくてもいいけど、やった方がいいと思われるタスクの一覧
  • プライベートなタスクの一覧
  • ちょっとしたメモ

みたいな感じで、箇条書きレベルでタスクを書きだしているだけです。

毎朝それらのタスクのうち、今日中にやるべきものをピックアップし、朝から夜までにどういう順番で対応するかを検討して、並び変える。一つタスクが終わるごとに、今日やる予定タスクの一覧から、その日に対応完了したタスクの一覧にカット&ペーストして移動していきます。

タスク管理について書いてあるいろんな本をちら見することがありますが、概ね、紙に書いたタスクリストに、終わったものから斜線を引いて……みたいなことが書いてありますが、ようは同じような行為をメールベースでしているだけですね。

一日の終わりに、体裁を少し整えて、自分宛にメールを送っておくんですが、紙と違って履歴がウェブ上に残りますので、なんかのタスクをいつ対応したのか、といったことを振り返るときなんかは便利です。

また、プライベートタスクまで含めて日報管理することと、リマインドタスクまで、しっかり管理することも、意識して実行していることの一つです。プライベートはなあなあになりがちですが、仕事のついでに一緒にこなせるようなタスクも割と多くあります。使う脳を区別してしまうと、たとえば、単純な「銀行に行く」というタスクでも、仕事とプライベートと別々に予定を組んでしまったりしがちですので、仕事のタスクと一緒に管理して計画する方が、最終的に時間を有効活用出来ます。

さて、紙でもメールでも一緒ですが、こういった管理をしていて困るのが、やってもやらなくてもいいけど、やった方がいいのは確かなのでいつかやろうと思ってはいるものの、いつまでも未着手のままリストに残り続けているようなタスク。困ったものです。

こういった類のタスクは、気がつくと、一カ月、二カ月、半年と残り続けているようなものもあったりしまして、日報を見るたびに、憂鬱な気持ちにさせられてしまいます。

そういったタスクはたいてい、所詮数カ月放置されていても誰からも突っ込みを受けないようなレベルのものですから、毎回モチベーションを下げられるよりは、思い切って闇に葬ってしまうのが一番ということで、たまに掃除しているんですが、実際これが一番良い判断だろうなと感じます。

仕事がデキる人は、やった方が良さそうなタスクを全てをやりきっているのではなく、最大限の効果を挙げるであろうタスクに重点を置いて、やってもやらなくてもいいようなタスクは、はなからやろうとしないし、そうすることで限りある時間を最大限有効に活用出来ているはずなんですよね。毎日のように残業している人とそうでない人の違いもそこだろうなぁと感じます。


と……いうことで、今回、気付くと半年近く眠り続けていたタスクもありましたので、ほとんど思い切って捨てました。捨ててやったぜ。

だいぶ抱え込んでいたなぁと反省。明日から気持ちよく仕事が出来そうです。

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