法人・会社の本社住所移転・引っ越し(同管轄内)時に必要な手続きはなんですか?

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昨年、弊社の本社移転があったのですが、今年も関連会社の本社が移転となりまして、2度目の移転対応をしましたので、せっかくなので必要な手続きをまとめておこうと思います。引っ越しは自分のも会社のも大変です。

この手のエントリーはいろいろネットに落ちてますが、たまたまこちらにたどり着いてしまった方は、ぜひご参考ください。

弊社のスペック
東京都港区から港区の同管轄内での移転(管轄外への移転の場合はもっと複雑なはず)。
定款上の住所は詳細まで記載なく、住所の変更があっても定款変更の必要なし。
少人数のIT系ベンチャー。
書いている僕はこの手の知識は素人です。

という前提で、以下ご参考ください。

必須で事前に対応すべきこと。

■郵便局
必要な書類:転居届
添付書類:従業員である確認ができる名刺など
手続き時期:転居1週間前~30日前位(いつでもいい)
手続き完了期間:1週間程度

※ぎりぎりだと、手続きが間に合わない場合があります。
 その場合は、管轄の郵便局に提出すると速やか。
 難しい場合は、電話連絡でもある程度対応してもらえるようです。

■取引先への挨拶状
これは、言うまでもなく。
直接の担当者間では事前に伝えておいて、会社としては、当日に連絡するケースも多いみたいですね。

その他対応すべきこと(弊社ではおおむね事後に対応しました。行政系は事後しか無理です)。


■法務局
定款の書き方にもよりますが、定款自体に変更の必要がない場合は登記簿上の住所の変更のみを行ってください。定款に町名番地までの詳しい住所まで書いてある場合は、同管轄内の移動でも定款自体の変更が必要になるはずです。そういう意味では、定款には番地まで載せない方がいいんでしょうね。

必要な書類:株式会社本店移転登記申請書、取締役会議事録(法務局でサンプルもらえました)
添付書類:代表者本人でない場合は担当者への委任状
手続き時期:移転当日以降
必要な金額:3万円分の収入印紙
手続き完了期間:7営業日程度

後日、全部事項証明書を取得。
必要な書類:登記事項証明書・登記簿謄抄本・概要記録事項証明書 交付申請書
必要な金額:1000円分の収入印紙

行政関連の手続きには、原本1部と、コピーを数枚とっておけばOKです。

印鑑登録の情報は変更の必要なしといわれましたが、それぞれ事情が違うと思いますので、法務局で確認してください。
一応印鑑カードを持っていきましょう。

■法人クレジットカード
住所変更用の用紙を取り寄せる必要があるものと、電話のみで変更可能なものがあります。
詳しくは、カスタマーサポートセンターへ連絡してください。

■携帯
法人で携帯電話を購入している場合は、お忘れなく。

■無線モデム(イーモバイルの場合)
こちらも法人契約がある場合はお忘れなく。

複数回線契約している場合は、取り急ぎ、生きている番号を一つ控えておけばOK。
以下に連絡すれば、電話のみで変更可。

電話番号 0120-736-157 (一般電話などから) 157 (イー・モバイルの携帯電話から)
受付時間 9:00~21:00 (年中無休)

手続き時期:いつでも
手続き完了期間:即時

※番号が変わっている可能性があるので、公式サイト参照のこと

■社宅
会社で社宅などを借りられている場合は、不動産屋に連絡しましょう。

■Webサービス系もろもろ
Googleadsenseやアフィリエイトサービスを使っている場合、レンタルサーバを借りている場合などは、その登録情報などを変更しましょう。
■銀行口座
印鑑と通帳持参で窓口へ。

■ネットバンキング
どの会社でも契約していると思いますが、ネットバンキング系はウェブからの情報変更が必要なものがあります。詳しくは、使っているサービスによりますので調べてください。

UFJ BIZSTATIONは、電話番号の変更のみウェブから、その他は口座の登録情報を勝手に参照してくれるようでした。

■税務署・主税局

提出書類:異動届出書
添付書類:登記簿謄本のコピー
提出方法:窓口・郵送・e-tax
提出時期:異動後速やかに

※税務署、主税局に提出(複写式になっていますので、それぞれ提出します)

■社会保険事務局

提出書類:健康保険・厚生年金保険 適用事業所 所在地・名称 変更(訂正)届(管轄内)
添付書類:登記簿謄本の原本(窓口の場合は返却してもらえました)
提出方法:窓口・郵送
提出時期:変更があった日の翌日から5日以内(が規定ですが、実際は謄本を入手してから)

■ハローワーク
提出書類:雇用保険事業主事業所各種変更届
添付書類:登記簿謄本のコピー
提出方法:窓口(郵送でもOKか調べてません)
提出時期:変更があった日の翌日から10日以内(が規定ですが、実際は謄本を入手してから)


さて、郵送で対応可能なものや、e-taxなどの電子申告が可能なものもあるわけですが、どういう書類に、どのように記載して、どこに提出して、e-taxの場合は何をインストールして、どういう署名が必要で……といったことをいちいち調べたり、準備したりするのはものすごく面倒ですし、いろんな記事を参考にしたとしても、書式や制度自体が変わっていたり、あるいは添付書類が足りなかったりしますと、結局二度手間になったりすることも多いです。一度目に対応したときがまさにそうでした。

社内にすでにそういうノウハウがある場合を除き(そういう方はこちらに来られていないと思いますが)、本社移転なんて頻繁にあることではありませんので、行政系の手続きは、印鑑持って窓口に直接訪ねる方が早いでしょう。あるいは、法外な料金を取られるものでもありませんので、余裕があるのであれば、最初から行政書士の先生に依頼した方が良いかもしれません。

以上の対応すべてにかかった時間が、累計でざっくり約2人日でした。取引先の数なんかにもよるんでしょうけれど。

費用対効果を考えて、自分でやるか委託するかを検討してみていただければと思います。

はぁ、疲れた。

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